Sinds kort is er de Gemeenschappelijke Inkoop Service (GIS). De marktomstandigheden zijn sterk veranderd en berekeningen tonen aan dat de TU door gezamenlijke inkoop vele miljoenen kan besparen.
Share
br />
De beheerseenheden van de TU Delft vormen een heel aantrekkelijke klant voor veel leveranciers. Het zijn betrouwbare crediteuren en nemen veelal grote bestellingen af. Een andere reden voor de populariteit is dat organisaties van dezelfde omvang als de TU veelal gemeenschappelijk inkopen en daardoor forse kortingen bedingen. Op de TU gebeurt dat niet en daardoor verdienen leveranciers en producenten relatief goed aan de bestellingen door de beheerseenheden. Professionalisering van het inkoopproces bij de TU ligt dus voor de hand. Bij het college van bestuur is deze ontwikkeling op de markt niet onopgemerkt gebleven. Er is onderzoek verricht en daaruit kwam naar voren dat de inkoop van de TU per jaar ongeveer 68 miljoen euro bedraagt. Bij gezamenlijke inkoop zou er tenminste 10 procent oftewel ongeveer 6,8 miljoen euro kunnen worden bespaard. Op basis van deze uitkomsten is besloten Gemeenschappelijke Inkoop Service op te richten met als doel deze besparingen te realiseren.
Mantelcontract
Pim Buiskool en Corinne Hulsbergen zijn de projectmanagers van GIS en aan hen is het de taak om de gemeenschappelijke inkoop vorm te geven. Op dit moment bestaat GIS uit een stuurgroep met daarin de cvb-voorzitter G.J.van Luijk. Daarnaast is er een inkoopgroep met specialisten op het gebied van financiën, juridische zaken, commerciële inkoop, materiedeskundigen, arbo en milieu van de beheerseenheden. Verder zijn er drie gebruikersgroepen samengesteld per aandachtsgebied met daarin een belangrijke rol voor de facility manager. Buiskool en Hulsbergen: ,,Wij zijn op dit moment concreet aan de slag met drie producten: papier, copiers, en kantoorartikelen. De gebruikersgroepen laten wij hun wensen formuleren en vervolgens werken wij deze om tot een programma van eisen. Dit leggen wij de inkoopgroep voor.”
In de gebruikersgroepen kan iedereen aangegeven wat hij of zij wil maar er moet een bepaalde modus gevonden worden. Buiskool en Hulsbergen hebben daarvoor een praktische benadering. ,,Bij de copiers kwam naar voren dat de ene beheerseenheid zelf de toners verwisselde en dat een andere daar liever iemand voor laat komen. Wij hebben vervolgens een concept opgesteld met opties daarin voor meer of minder services en het bijbehorende kostenplaatje. Beheerseenheden kunnen vervolgens zelf het pakket kiezen dat zij het meest geschikt achten.”
Dit basisconcept lijkt sterk op de mantelcontracten die andere organisaties hanteren. Hierbij wordt een raamcontract met een leverancier gesloten en van tevoren zijn een aantal variaties afgesproken. Hulsbergen: ,,Bij het ministerie van Defensie wordt daarmee gewerkt. Hierdoor kun je scherpe prijzen afspreken maar tegelijkertijd behoud je een variatie in keuzen. Smaken en ideeën verschillen en daarvoor moet er ruimte zijn.”
Kennisvergroting
Een groot voordeel van het gezamenlijk opstellen van een programma van eisen voor een specifiek product is dat je goed gebruik kunt maken van elkaars expertise. Buiskool: ,,Op de TU is er op het gebied van inkoop weinig onderling contact tussen het facility management van de verschillende beheerseenheden. Het nadeel daarvan is dat je onderling geen know-how uitwisselt. In de gebruikersgroepen ontmoeten de medewerkers elkaar en je ziet dat ze met elkaar praten en informeren hoe ze voorraadbeheer of bepaalde inkoopcontracten aanpakken. Sommige medewerkers hebben heel interessante contracten afgesloten, waar anderen ook hun voordeel mee kunnen doen. Alleen moet je het wel van elkaar weten. Met GIS voorzien we in de mogelijkheid om de beschikbare kennis en ervaring bij elkaar te brengen in een denktank. Daarnaast organiseren we % om professionalisering te bevorderen – in het eerste kwartaal van 2002 drie bijeenkomsten waar, per aandachtsgebied, experts dieper op specifieke zaken ingaan zoals de accounting bij het kopiëren en printen (accountability) en de just in time-processen bij gebruiksartikelen zoals papier en kantoorartikelen.”
Aarzeling
In de gebruikersgroepen was in eerste instantie enige aarzeling ten opzichte van GIS. Hulsbergen: ,,Zij waren wat beducht dat het hetzelfde concept was als die van de vroegere Centrale Inkoop, waarbij geen keuze meer mogelijk was. Wij hebben direct duidelijk gemaakt dat dat niet kon omdat het verouderd is. De markt is ondertussen sterk veranderd. Door de nieuwe communicatiemiddelen en de automatisering is een nieuwe logistieke keten ontstaan. Een voorraad aanhouden is uit de tijd en de leverancier kan zich steeds meer aanpassen aan specifieke eisen van de klant. GIS is een wijze van inkoop, organisatie en stroomlijning van inkoopprocessen, afgestemd op de markt van de 21ste eeuw.” Buiskool voegt eraan toe dat met GIS sterk bespaard wordt op de prijs van een product zoals een copier of papier, maar dat de besparing van de handlingkosten nog veel groter is dan die op het product zelf. ,,Het selecteren van een product, het doen van een bestelling, het laten bezorgen en controleren van de bestelling, het factureren en de administratieve verwerking dat zijn allemaal bijkomende kosten die niet altijd direct zichtbaar zijn. Wij zullen de TU-gemeenschap duidelijk moeten maken dat op vele terreinen van het inkoopproces, werk, tijd, en dus geld bespaard kan worden.”
Maarten van der Toorn
Locatie manager Facility Management & Technische Laboratorium Ondersteuning van Civiele Techniek
Van der Toorn is een voorstander van het GIS-project en onderschrijft de voordelen die behaald zullen worden met hulp van GIS. Hij verwacht bijvoorbeeld een zorgvuldiger omgang met Europese aanbestedingen. ,,Bij een bedrag boven de 220.000 euro voor goederen en diensten(voor bouwprojecten ligt de grens op 5 miljoen euro) is Europese aanbesteding verplicht. Een beheerseenheid is geen rechtspersoon dus wordt het contract gesloten uit naam van de TU Delft. Dat geeft een heel rare juridische situatie, waarbij een beheerseenheid een besluit neemt dat – strikt genomen – consequenties kan hebben voor de hele TU. Door een goede coördinatie % zoals bijvoorbeeld onder de paraplu van de GIS % kun je dat probleem wegnemen.” Daarnaast verwacht hij dat het overleg binnen de GIS de professionaliteit van de medewerkers zal vergroten. ,,In de huidige situatie wordt de inkoop sterk gestuurd door financiën. Hun invalshoek is niet de waarde of de noodzakelijkheid van een product, maar of de aankoop binnen het budget blijft. Goed facility management is het uitvoeren van een doordacht strategisch proces. Helaas wordt dat binnen de TU te weinig serieus genomen. In tegenstelling tot Personeel en Organisatie of Financiën, waar wel sprake is van een functionele aansturing vanuit het strategisch management van de Universiteit terwijl dit niet geldt voor de functie van facility management. Met het in het leven roepen van GIS is wellicht een initiatief genomen in de richting van het sturen van het strategische proces. GIS vervult daarmee een voortrekkersrol waarmee de aansturing van facility management een sterke impuls krijgt. Een impuls die bovendien wordt vormgegeven aan de hand van praktische waarden voor de gebruikers.”
Van der Toorn vindt het ook belangrijk dat juist op dit moment van start wordt gegaan met GIS. ,,Contracten die je met leveranciers hebt afgesloten moet je afbouwen. Ik heb begrepen van Pim Buiskool dat tussen 2002 en 2004 75 procent van de contracten expireert. Als GIS haar meerwaarde bewijst dan verwacht ik dat menigeen voordat een contract wordt verlengd eerst bij GIS komt informeren wat de beste aanpak of opzet is.” (AS)
Sinds kort is er de Gemeenschappelijke Inkoop Service (GIS). De marktomstandigheden zijn sterk veranderd en berekeningen tonen aan dat de TU door gezamenlijke inkoop vele miljoenen kan besparen.
De beheerseenheden van de TU Delft vormen een heel aantrekkelijke klant voor veel leveranciers. Het zijn betrouwbare crediteuren en nemen veelal grote bestellingen af. Een andere reden voor de populariteit is dat organisaties van dezelfde omvang als de TU veelal gemeenschappelijk inkopen en daardoor forse kortingen bedingen. Op de TU gebeurt dat niet en daardoor verdienen leveranciers en producenten relatief goed aan de bestellingen door de beheerseenheden. Professionalisering van het inkoopproces bij de TU ligt dus voor de hand. Bij het college van bestuur is deze ontwikkeling op de markt niet onopgemerkt gebleven. Er is onderzoek verricht en daaruit kwam naar voren dat de inkoop van de TU per jaar ongeveer 68 miljoen euro bedraagt. Bij gezamenlijke inkoop zou er tenminste 10 procent oftewel ongeveer 6,8 miljoen euro kunnen worden bespaard. Op basis van deze uitkomsten is besloten Gemeenschappelijke Inkoop Service op te richten met als doel deze besparingen te realiseren.
Mantelcontract
Pim Buiskool en Corinne Hulsbergen zijn de projectmanagers van GIS en aan hen is het de taak om de gemeenschappelijke inkoop vorm te geven. Op dit moment bestaat GIS uit een stuurgroep met daarin de cvb-voorzitter G.J.van Luijk. Daarnaast is er een inkoopgroep met specialisten op het gebied van financiën, juridische zaken, commerciële inkoop, materiedeskundigen, arbo en milieu van de beheerseenheden. Verder zijn er drie gebruikersgroepen samengesteld per aandachtsgebied met daarin een belangrijke rol voor de facility manager. Buiskool en Hulsbergen: ,,Wij zijn op dit moment concreet aan de slag met drie producten: papier, copiers, en kantoorartikelen. De gebruikersgroepen laten wij hun wensen formuleren en vervolgens werken wij deze om tot een programma van eisen. Dit leggen wij de inkoopgroep voor.”
In de gebruikersgroepen kan iedereen aangegeven wat hij of zij wil maar er moet een bepaalde modus gevonden worden. Buiskool en Hulsbergen hebben daarvoor een praktische benadering. ,,Bij de copiers kwam naar voren dat de ene beheerseenheid zelf de toners verwisselde en dat een andere daar liever iemand voor laat komen. Wij hebben vervolgens een concept opgesteld met opties daarin voor meer of minder services en het bijbehorende kostenplaatje. Beheerseenheden kunnen vervolgens zelf het pakket kiezen dat zij het meest geschikt achten.”
Dit basisconcept lijkt sterk op de mantelcontracten die andere organisaties hanteren. Hierbij wordt een raamcontract met een leverancier gesloten en van tevoren zijn een aantal variaties afgesproken. Hulsbergen: ,,Bij het ministerie van Defensie wordt daarmee gewerkt. Hierdoor kun je scherpe prijzen afspreken maar tegelijkertijd behoud je een variatie in keuzen. Smaken en ideeën verschillen en daarvoor moet er ruimte zijn.”
Kennisvergroting
Een groot voordeel van het gezamenlijk opstellen van een programma van eisen voor een specifiek product is dat je goed gebruik kunt maken van elkaars expertise. Buiskool: ,,Op de TU is er op het gebied van inkoop weinig onderling contact tussen het facility management van de verschillende beheerseenheden. Het nadeel daarvan is dat je onderling geen know-how uitwisselt. In de gebruikersgroepen ontmoeten de medewerkers elkaar en je ziet dat ze met elkaar praten en informeren hoe ze voorraadbeheer of bepaalde inkoopcontracten aanpakken. Sommige medewerkers hebben heel interessante contracten afgesloten, waar anderen ook hun voordeel mee kunnen doen. Alleen moet je het wel van elkaar weten. Met GIS voorzien we in de mogelijkheid om de beschikbare kennis en ervaring bij elkaar te brengen in een denktank. Daarnaast organiseren we % om professionalisering te bevorderen – in het eerste kwartaal van 2002 drie bijeenkomsten waar, per aandachtsgebied, experts dieper op specifieke zaken ingaan zoals de accounting bij het kopiëren en printen (accountability) en de just in time-processen bij gebruiksartikelen zoals papier en kantoorartikelen.”
Aarzeling
In de gebruikersgroepen was in eerste instantie enige aarzeling ten opzichte van GIS. Hulsbergen: ,,Zij waren wat beducht dat het hetzelfde concept was als die van de vroegere Centrale Inkoop, waarbij geen keuze meer mogelijk was. Wij hebben direct duidelijk gemaakt dat dat niet kon omdat het verouderd is. De markt is ondertussen sterk veranderd. Door de nieuwe communicatiemiddelen en de automatisering is een nieuwe logistieke keten ontstaan. Een voorraad aanhouden is uit de tijd en de leverancier kan zich steeds meer aanpassen aan specifieke eisen van de klant. GIS is een wijze van inkoop, organisatie en stroomlijning van inkoopprocessen, afgestemd op de markt van de 21ste eeuw.” Buiskool voegt eraan toe dat met GIS sterk bespaard wordt op de prijs van een product zoals een copier of papier, maar dat de besparing van de handlingkosten nog veel groter is dan die op het product zelf. ,,Het selecteren van een product, het doen van een bestelling, het laten bezorgen en controleren van de bestelling, het factureren en de administratieve verwerking dat zijn allemaal bijkomende kosten die niet altijd direct zichtbaar zijn. Wij zullen de TU-gemeenschap duidelijk moeten maken dat op vele terreinen van het inkoopproces, werk, tijd, en dus geld bespaard kan worden.”
Maarten van der Toorn
Locatie manager Facility Management & Technische Laboratorium Ondersteuning van Civiele Techniek
Van der Toorn is een voorstander van het GIS-project en onderschrijft de voordelen die behaald zullen worden met hulp van GIS. Hij verwacht bijvoorbeeld een zorgvuldiger omgang met Europese aanbestedingen. ,,Bij een bedrag boven de 220.000 euro voor goederen en diensten(voor bouwprojecten ligt de grens op 5 miljoen euro) is Europese aanbesteding verplicht. Een beheerseenheid is geen rechtspersoon dus wordt het contract gesloten uit naam van de TU Delft. Dat geeft een heel rare juridische situatie, waarbij een beheerseenheid een besluit neemt dat – strikt genomen – consequenties kan hebben voor de hele TU. Door een goede coördinatie % zoals bijvoorbeeld onder de paraplu van de GIS % kun je dat probleem wegnemen.” Daarnaast verwacht hij dat het overleg binnen de GIS de professionaliteit van de medewerkers zal vergroten. ,,In de huidige situatie wordt de inkoop sterk gestuurd door financiën. Hun invalshoek is niet de waarde of de noodzakelijkheid van een product, maar of de aankoop binnen het budget blijft. Goed facility management is het uitvoeren van een doordacht strategisch proces. Helaas wordt dat binnen de TU te weinig serieus genomen. In tegenstelling tot Personeel en Organisatie of Financiën, waar wel sprake is van een functionele aansturing vanuit het strategisch management van de Universiteit terwijl dit niet geldt voor de functie van facility management. Met het in het leven roepen van GIS is wellicht een initiatief genomen in de richting van het sturen van het strategische proces. GIS vervult daarmee een voortrekkersrol waarmee de aansturing van facility management een sterke impuls krijgt. Een impuls die bovendien wordt vormgegeven aan de hand van praktische waarden voor de gebruikers.”
Van der Toorn vindt het ook belangrijk dat juist op dit moment van start wordt gegaan met GIS. ,,Contracten die je met leveranciers hebt afgesloten moet je afbouwen. Ik heb begrepen van Pim Buiskool dat tussen 2002 en 2004 75 procent van de contracten expireert. Als GIS haar meerwaarde bewijst dan verwacht ik dat menigeen voordat een contract wordt verlengd eerst bij GIS komt informeren wat de beste aanpak of opzet is.” (AS)
Comments are closed.