De onderdeelcommissie (OdC) van de Facilitaire Dienst (FD) is advies gevraagd voor een belangrijke investering in kantoormeubilair. Na twee reorganisatieplannen is dit een relatief luchtig onderwerp voor de OdC.
Share
Ongeveer 80% van het meubilair is oud en moet in het kader van de arbeidsomstandigheden worden vervangen. In overleg met de OdC bepaalt het management van de FD de keuze van de leverancier en wie bij de serviceclusters het eerst aan de beurt komt. Binnen drie jaar zit iedereen op of aan in hoogte verstelbaar meubels.
Belangrijke investeringen en reorganisaties zijn typisch onderwerpen die voor advies aan de OdC moeten worden voorgelegd. Désirée Wieringa, voorzitter en Gerrit van Schaik, lid van de OdC, zijn zich hier goed van bewust. ,,We hebben een aantal maanden geleden een training gevolgd waarin onder andere de rechten en plichten van een OdC behandeld zijn en hoe je als medezeggenschapsorgaan goed contact kan onderhouden met de medewerkers.” Een proactieve houding was het resultaat. Van Schaik: ,,Naar aanleiding van deze training hebben we een presentatie gemaakt om iedereen op de hoogte te stellen van de functie en de werking van de OdC. We zijn begonnen met het managementteam, waar de presentatie heel goed werd ontvangen. Voorheen werd nog wel eens vergeten de OdC te informeren of instemming te vragen. Gewoon, omdat men zich er niet van bewust was dat wij erbij betrokken moesten worden.”
De volgende stap is de presentatie aan de medewerkers te geven. Het maandblad van de Facilitaire Dienst ‘BetreFD’ is hierbij een handig hulpmiddel. De OdC heeft hierin een eigen rubriek waarmee ze de medewerkers op de hoogte kan houden van actuele vraagstukken. Maar Wieringa en Van Schaik vinden dit niet voldoende. ,,Die lastige materie over rechten en plichten en andere zaken willen we mondeling overbrengen. Ook gaan we straks de werkvloer op om te peilen hoe tevreden iedereen is. Daarbij willen we nagaan of het resultaat van het werkbelevingsonderzoek aansluit bij wat wij op de werkplek horen.”
Verschuiven
Nieuw meubilair is een relatief luchtig onderwerp. Afgelopen halfjaar is aan de OdC advies gevraagd over twee veel ingrijpendere plannen: aanpassing van de organisatie van Hospitality & Catering Services (HCS) en het ontwikkelingsplan Distributie (onderdeel van Logistieke & Milieu Services). Beide plannen zijn voortgekomen uit de doelstelling om de service en de organisatie efficiënter te laten verlopen om uiteindelijk kostendekkend en marktconform te werken. De OdC kijkt bij dit soort plannen vooral naar de gevolgen voor het personeel en of het voorstel goed onderbouwd is.
Wieringa, zelf rayonmanager bij HCS, vindt de aanpassing een duidelijke verbetering. ,,Er zijn nu te veel aanspreekpunten bij HCS. Dit bleek niet optimaal te functioneren. Ook intern niet. Wij zijn zowel met de beleidsmatige als de praktische uitvoering bezigen dat gaat niet goed samen. Je kunt op die manier aan beide zaken niet genoeg aandacht besteden. Dat moet straks in de aangepaste organisatie beter gaan werken, omdat die taken dan meer verschoven zullen zijn.”
Van Schaik licht het ontwikkelingsplan toe: ,,De postkamer en de vervoerdienst zijn beide onderdeel van de sectie Distributie, maar zitten op verschillende locaties. Door deze twee services op één locatie te integreren kan veel efficiënter op verschillende verzoeken worden ingespeeld. Uitwisseling van verschillende taken en medewerkers is dan een stuk eenvoudiger. Vooral omdat de vervoersdienst vaak met een tekort aan mensen te kampen heeft.” Het ontwikkelingsplan was klaar en de OdC vond het een prima plan. Alleen tot integratie is het nog niet gekomen. De gekozen locatie is nu voorbestemd aan het Ichtuscollege dat vanaf september 2001 zal intrekken in het gebouw aan het de Vries van Heijstplantsoen. ,,In overleg met Vastgoed moeten we nu op zoek naar een nieuwe locatie waar deze onderdelen van de FD geïntegreerd kunnen worden. Een mooie klus voor de directeur die natuurlijk het liefst de hele FD geïntegreerd ziet in TU-midden.”
Ongeveer 80% van het meubilair is oud en moet in het kader van de arbeidsomstandigheden worden vervangen. In overleg met de OdC bepaalt het management van de FD de keuze van de leverancier en wie bij de serviceclusters het eerst aan de beurt komt. Binnen drie jaar zit iedereen op of aan in hoogte verstelbaar meubels.
Belangrijke investeringen en reorganisaties zijn typisch onderwerpen die voor advies aan de OdC moeten worden voorgelegd. Désirée Wieringa, voorzitter en Gerrit van Schaik, lid van de OdC, zijn zich hier goed van bewust. ,,We hebben een aantal maanden geleden een training gevolgd waarin onder andere de rechten en plichten van een OdC behandeld zijn en hoe je als medezeggenschapsorgaan goed contact kan onderhouden met de medewerkers.” Een proactieve houding was het resultaat. Van Schaik: ,,Naar aanleiding van deze training hebben we een presentatie gemaakt om iedereen op de hoogte te stellen van de functie en de werking van de OdC. We zijn begonnen met het managementteam, waar de presentatie heel goed werd ontvangen. Voorheen werd nog wel eens vergeten de OdC te informeren of instemming te vragen. Gewoon, omdat men zich er niet van bewust was dat wij erbij betrokken moesten worden.”
De volgende stap is de presentatie aan de medewerkers te geven. Het maandblad van de Facilitaire Dienst ‘BetreFD’ is hierbij een handig hulpmiddel. De OdC heeft hierin een eigen rubriek waarmee ze de medewerkers op de hoogte kan houden van actuele vraagstukken. Maar Wieringa en Van Schaik vinden dit niet voldoende. ,,Die lastige materie over rechten en plichten en andere zaken willen we mondeling overbrengen. Ook gaan we straks de werkvloer op om te peilen hoe tevreden iedereen is. Daarbij willen we nagaan of het resultaat van het werkbelevingsonderzoek aansluit bij wat wij op de werkplek horen.”
Verschuiven
Nieuw meubilair is een relatief luchtig onderwerp. Afgelopen halfjaar is aan de OdC advies gevraagd over twee veel ingrijpendere plannen: aanpassing van de organisatie van Hospitality & Catering Services (HCS) en het ontwikkelingsplan Distributie (onderdeel van Logistieke & Milieu Services). Beide plannen zijn voortgekomen uit de doelstelling om de service en de organisatie efficiënter te laten verlopen om uiteindelijk kostendekkend en marktconform te werken. De OdC kijkt bij dit soort plannen vooral naar de gevolgen voor het personeel en of het voorstel goed onderbouwd is.
Wieringa, zelf rayonmanager bij HCS, vindt de aanpassing een duidelijke verbetering. ,,Er zijn nu te veel aanspreekpunten bij HCS. Dit bleek niet optimaal te functioneren. Ook intern niet. Wij zijn zowel met de beleidsmatige als de praktische uitvoering bezigen dat gaat niet goed samen. Je kunt op die manier aan beide zaken niet genoeg aandacht besteden. Dat moet straks in de aangepaste organisatie beter gaan werken, omdat die taken dan meer verschoven zullen zijn.”
Van Schaik licht het ontwikkelingsplan toe: ,,De postkamer en de vervoerdienst zijn beide onderdeel van de sectie Distributie, maar zitten op verschillende locaties. Door deze twee services op één locatie te integreren kan veel efficiënter op verschillende verzoeken worden ingespeeld. Uitwisseling van verschillende taken en medewerkers is dan een stuk eenvoudiger. Vooral omdat de vervoersdienst vaak met een tekort aan mensen te kampen heeft.” Het ontwikkelingsplan was klaar en de OdC vond het een prima plan. Alleen tot integratie is het nog niet gekomen. De gekozen locatie is nu voorbestemd aan het Ichtuscollege dat vanaf september 2001 zal intrekken in het gebouw aan het de Vries van Heijstplantsoen. ,,In overleg met Vastgoed moeten we nu op zoek naar een nieuwe locatie waar deze onderdelen van de FD geïntegreerd kunnen worden. Een mooie klus voor de directeur die natuurlijk het liefst de hele FD geïntegreerd ziet in TU-midden.”
Comments are closed.