‘Een wetenschapper heeft een goed lab nodig. Dat dat in een oud gebouw met lelijke vloerbedekking staat, deert hem niet’

Middenin de zomervakantie, op 30 juli, kregen TU-medewerkers een mail van het college van bestuur (cvb). Het was de laatste ‘herijkingsspecial’, een bericht waarmee het cvb medewerkers gedurende de reorganisatie op de hoogte hield van de voortgang. Het laatste voorgenomen besluit over het laatste deelplan was genomen, eentje van de faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek en Technische Materiaalwetenschappen (3mE). Een goed moment, dacht het college, om medewerkers met een mail een blijk van waardering te sturen.

Het denken over de herijking begon vier jaar geleden en was een operatie die vrijwel geen afdeling oversloeg. Faculteiten én ondersteunende diensten moesten samen 45 miljoen euro besparen. Hoe strak ieder de broekriem moest aanhalen werd van bovenaf opgelegd. Waar ze wilden snijden, moesten de faculteiten en diensten zelf bedenken. ‘Herijking’ werd de gemeenschappelijke noemer waaronder 63 kleinere en grotere reorganisaties zijn uitgevoerd. Van het afschaffen van waterdispensers tot het samenvoegen van hele afdelingen. Plannen met personele gevolgen, ongeveer vijftig, kwamen onder ogen van de ondernemingsraad (or). Ook de vakbonden keken mee. Hun eindoordeel: de herijking was te veelomvattend, duurde te lang en bevatte te veel fouten.

Eerst het officiële verhaal. Voordat de zogenoemde taskforce herijking najaar 2013 werd opgeheven, schreef deze werkgroep die de plannenvorming al die jaren begeleidde een voorlopige eindrapportage. Voorlopig, omdat er eind 2014 een definitief stuk moet komen, wanneer de meeste deelplannen hun uitwerking hebben gehad, financieel en personeel.

Verbeterde dienstverlening

De toon van de voorlopige eindrapportage is positief. ‘De herijking heeft de instelling gebracht wat zij voor ogen had’, aldus het voorwoord. Zo is er ‘een verbeterde dienstverlening’, onder meer door de oprichting van één international office en één zalenpoule. Het Delftse onderzoek is zichtbaarder door de oprichting van instituten voor klimaat, procestechnologie, transport en robotica.

De derde paragraaf bevat tientallen deelplannen die de afgelopen jaren zijn gestart. Van het ‘positioneren van procestechnologie en stromingsleer’ bij 3mE en Technische Natuurwetenschappen, de samenwerking tussen de afdelingen bouw (Civiele Techniek en Geowetenschappen) en bouwtechnologie (Bouwkunde) tot een ‘kwaliteitsimpuls primair proces’ bij 3mE en het ‘herpositioneren als ict-faculteit’ van Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica. Onder het kopje ‘bedrijfsvoering’ staan onder meer het ‘toekomstgericht maken’ van de directie human resources en het ‘verbeteren van de organisatie’ van de directie ICT.

De taskforce evalueert al die projecten niet afzonderlijk, ook wordt niet duidelijk in welk stadium ze zich bevinden en of ze überhaupt al van de grond zijn gekomen. Wat nu vooral aandacht krijgt, is dat de TU Delft haar financiën op orde heeft. De universiteit is verlost van negatieve jaarrekeningen zoals in 2008. Toen bedroeg het exploitatieverlies bijna dertig miljoen euro. Nu houdt de TU geld over. Bij aanvang bepaalde het cvb dat de herijking 45 miljoen euro moest opleveren. Eenderde daarvan was bedoeld om de begroting sluitend te krijgen. De rest was nodig voor toekomstige investeringen en eventuele financiële tegenvallers.

Afgelopen juli was een bezuiniging van 36 miljoen euro gerealiseerd. Daarvan is ongeveer tien miljoen euro gegaan naar ‘noodzakelijke vernieuwing binnen de verschillende faculteiten’. De negen miljoen euro die de universiteit nog moet snoeien, bestaan vooral uit lasten voor medewerkers die de komende jaren ‘uitstromen’.

Ongeveer tweehonderd functies zijn al weg, de meeste via natuurlijk verloop. Begin juli waren er 49 boventalligen, van wie er tien in een herplaatsingsprocedure zaten. De rest vond wat anders of kreeg geld. Nog eens 49 medewerkers wachtten het moment niet af dat ze eventueel boventallig werden. Zij kozen voor een vaststellingsovereenkomst, waarin afspraken staan voor een afkoopsom of hulp bij het zoeken naar ander werk.

Willekeur

Dan de kijk van de or en de vakbonden. Vooral de bonden zijn streng. Ze gruwelen van bovengenoemde vaststellingsovereenkomsten. Hans van Schagen van Abvokabo/FNV vindt dat medewerkers onder te veel druk komen te staan. “Bied je iemand een vaststellingsovereenkomst, dan zeg je: we willen je kwijt. Iemand voelt zich niet meer welkom, al is hij niet verplicht te tekenen. De willekeur waarmee medewerkers met zulke overeenkomsten zijn benaderd, baart ons zorgen. Zo werd het vaak geen reorganisatie op organisatie-, maar op persoonlijk niveau. Leidinggevenden omzeilden het principe van last in, first out, dat is vastgelegd in de cao.”

Van Schagen heeft uit de herijking 25 tot 30 mensen bijgestaan als vakbondsconsulent. Zijn collega Fred Veer van AC-HOP hielp er een stuk of tien. De vakbonden staan alleen hun leden bij. In uitzonderlijke gevallen geven ze andere TU-werknemers advies. Veer vertelt dat de herijking wat zware gevallen betrof de gemakkelijkste reorganisatie in jaren was. “Er zijn verrassend weinig mensen in de bezwarenfase beland. Er is veel onderhandeld.”

Toch is de vakbondsman kritisch. Volgens hem was het voor de medezeggenschap onmogelijk overzicht te houden en commentaar te geven. “Het proces was chaotisch, stroperig en onduidelijk.” Van Schagen beaamt dat. “Het duurde te lang. Er speelden zoveel deelplannen door elkaar heen, in verschillende tempo’s. Ik heb de herijking altijd een fragmentatiebom gevonden. Zelfs binnen faculteiten en diensten waren er meerdere deelplannen.”

Achterstallig onderhoud

De bonden noemen reorganisaties achterstallig onderhoud. Volgens Veer is dat niet nodig als de universiteit haar organisatie continu tegen het licht houdt. “Door dat lange-termijn-denken krijg je een duidelijke structuur. Die ontbreekt nu. Daarom is de herijking een gemiste kans. Voor je het weet, ga je weer meer geld uitgeven.” Van Schagen legt uit: “De afgelopen tijd zijn veel nieuwe mensen aangenomen, vooral op de secretariaten en bij vastgoed. Ze zijn eerst extern ingehuurd. Bij goed functioneren kregen ze een aanstelling, zonder dat er ooit een vacature openbaar gemaakt hoefde te worden. En dat terwijl boventalligen moeilijk herplaatst werden.”

Veer mist visie. “Er is een kaasschaaf- en mangelmethode gebruikt voor afdelingen die niet lekker pasten. Dat is weinig visionair en heel pragmatisch. Zeker, er zijn faculty meetings geweest en we hebben de Roadmap 2020, maar concreet weten we niet waar we willen staan en wat we willen onderwijzen. Ik zie de kretologie die ook weer in de eindrapportage wordt gebruikt niet vertaald in concrete maatregelen.”

Beide vinden dat er een goede evaluatie moet komen, zeker nu de universiteitsdienst moet bezuinigen. “Juist omdat we door kortingen van het rijk van reorganisatie naar reorganisatie hobbelen”, zegt Van Schagen. “Het kaasschaven moet een keer ophouden, want dat blijft onrust geven.”

Ruimte voor verbetering

Danko Roozemond, lid van de ondernemingsraad (or), is er ook niet blij mee dat de ‘TU iedere vier tot acht jaar moet reorganiseren’. Tijdens de herijking voelde de or zich vaak voor het blok gezet. Dat wil hij niet meer meemaken. “Daar is ruimte voor verbetering”, zegt Roozemond diplomatiek. Het stak de or de afgelopen jaren dat deelplannen vaak al waren uitgevoerd voordat zij ze beoordeeld had. “Soms hebben we twee jaar moeten wachten op een adviesaanvraag. Ik noem onderzoeksinstituut OTB, delen van de faculteit 3mE, en het reactorinstituut (TNW).”

Niet dat er helemaal geen medezeggenschap bij betrokken was. De facultaire medezeggenschapsraden, de odc’s, zaten vaak al vanaf het begin bij het management aan tafel. Maar daarna moesten alle plannen met personele consequenties voor advies langs de medezeggenschap. Dit omdat die laatste meer ervaring heeft met reorganisaties en omdat iemand overzicht moet houden op het ‘TU-brede’ proces.

In de praktijk kwam de or vaak te laat ten tonele om veel te kunnen doen. Dan zat er volgens Heersma weinig anders op een positief advies te geven, zij het ‘met veel op- en aanmerkingen’. “Een negatief advies geven had geen zin, omdat het plan al uitgevoerd werd. Je staat voor het blok en weet dat er veel meer plannen aankomen. Ga je dan principieel doen?” De or koos voor de pragmatische weg, op een paar plannen na. Een negatief advies kwam er voor het plan voor de staf van de faculteit 3mE, de verhuizing van OTB naar de faculteit Bouwkunde en voor de veranderplannen voor de dienst bestuursondersteuning en voor het valorisatiecentrum. “Maar daarmee was een plan niet gestopt.”

Net als de vakbonden vinden Heersma en Roozemond dat de herijking te lang duurde, wat leidde tot ‘herijkingsmoeheid’ en ‘aandachtsverslapping’. Roozemond spreekt van ‘een monsterlijk proces’, door de duur en ‘schoonheidsfouten’ in de uitvoering. Het was volgens hem beter geweest als de universiteit binnen een half jaar op papier had gezet wat er moest veranderen. “Om onzekerheid weg te nemen, want je beste medewerkers vertrekken als ze niet weten waar ze aan toe zijn.”

Grootste misser

Terugkijkend zijn Heersma en Roozemond af en toe het spoor bijster geraakt als het ging om Bouwkunde. De hoeveelheid plannen van die faculteit was volgens hen te groot. Verder zijn ze kritisch over de faculteit Techniek, Bestuur en Management (TBM). Heersma spreekt van ‘een chaos’. Roozemond: “TBM zei dat er geen gedwongen ontslagen zouden komen. Tegelijkertijd kregen projectmedewerkers vaste contracten. Daarna moest er toch een reductie komen van 35 fte. Dat is mismanagement.”

Beide vinden het een vreemde maatregel dat contractmanagers van financiën sinds de herijking onder de faculteitssecretarissen ‘hangen’. Want de laatste kan de eerste niet goed inhoudelijk beoordelen, door een gebrek aan specifieke kennis. ‘De grootste misser die gemaakt is’, vindt Roozemond.

Niet dat hij alleen kritiek wil geven. Hij kan genoeg maatregelen noemen waar de or positief over is, zoals de vorming van één international office. En hij is blij dat de financiën op orde zijn. “Dat je overshoot hebt voor vernieuwing is goed. De vraag is alleen: hoe geef je het uit en wat is de verhouding tussen mensen en gebouwen? Een wetenschapper heeft een goed lab nodig. Dat dat in een oud gebouw met lelijke vloerbedekking staat, deert hem niet. Het hoeft niet allemaal supermooi.”

Heersma hamert erop dat de TU ‘niet alles in stenen moet steken’. “We moeten geld overhouden voor het primaire proces, voor onderzoek en onderwijs. Nu er geld is vrijgespeeld, moeten onze wetenschappers gemakkelijker kunnen werken.”

Dat ze vooruit kijken, betekent niet dat Heersma en Roozemond de herijking niet willen evalueren. Net als de bonden denken zij dat er veel te leren valt. Er staan echter nog geen concrete afspraken over hoe die evaluatie eruit moet zien. Uit de voorlopige eindrapportage blijkt wel dat betrokken groepen zijn gevraagd ‘te reflecteren op hun eigen rol om de uitkomsten daarvan desgewenst te delen in de definitieve eindrapportage’. Ook staat er dat ‘bij een aantal maatregelen een aparte evaluatie is afgesproken’. “Deze wordt door de betreffende beheerseenheid vormgegeven en besproken met de eigen onderdeelcommissie.” 

Reactie Anka Mulder

Anka Mulder, lid van het college van bestuur en voorheen voorzitter van de taskforce, wil voorlopig niet in detail reageren op de kritiek van de bonden en de or. Eerst wil ze met hen praten. In een mail schrijft ze dat ‘de doelen zijn gehaald en dat de meeste projecten goed zijn aangepakt en gerealiseerd. Enkele projecten hadden strakker geregisseerd moeten worden. De lessen die we daaruit leren, gebruiken we in de toekomst. Helaas is de herijking niet zonder personele gevolgen gebleven, hoewel er veel inspanningen zijn verricht om zoveel mogelijk via natuurlijk verloop te laten plaatsvinden. Het beperken van de personele gevolgen was een belangrijke reden om te kiezen voor een proces van drie jaar. Ik begrijp dat sommige mensen dat lang vonden; we hebben daar destijds goed over nagedacht. De opbrengsten worden geïnvesteerd in faciliteiten voor onze wetenschappers en studenten.’

Wie wil weten welke dat zijn, kan niet anders dan geduld oefenen.