De gehaaste jacht op extra zalen is een kwaad dat iedere tentamenperiode terugkeert. Of er komen juist minder studenten dan verwacht waardoor stapels ongebruikte tentamens de shredder ingaan.
Tel hierbij het leed op van administratieve medewerkers die telkens talloze studienummers moeten intikken, en je hebt een aardig managementprobleem. Het Tentamen Aanmeld Systeem (TAS), dat al bij Industrieel Ontwerpen en Technische Wiskunde en Informatica wordt gebruikt, moet hier verlichting brengen maar de oude kopzorgen blijven.
De onderwijsconsument tekent zich in met techniek bekend uit de supermarkt, een eigentijds idee. De student scant de streepjescode op zijn collegekaart en krijgt eventueel een printje als aanmeldbewijs. Bedenkt hij zich, dan levert hij dit briefje weer in of meldt hij zich af bij een terminal. Na de sluitingsdatum worden deze gegevens gedownload naar de administratie zodat deze de toewijzing van tentamenruimtes beter kan plannen, het juiste aantal opgaven kan kopiëren en voldoende surveillanten kan inschakelen. Helaas blijken meer en meer thuisblijvers zich niet af te melden zodat de schattingen er vaak naast zitten.
,,Het systeem heeft ons geen besparing opgeleverd”, bevestigt Maarten Stigt, hoofd onderwijsadministratie bij TWI. ,,Het aantal aanmeldingen is nu hoger dan vroeger, maar de uiteindelijke opkomst bij de tentamens is slechts zo’n zestig procent. Toen we nog gewoon aanmeldkaartjes gebruikten was dit tachtig procent. En degenen die zich niet hebben afgemeld moeten handmatig van de lijst worden verwijderd.” Een flink karwei. De administratie van TWI verwerkt ook aanmeldingen van andere faculteiten en het totale aantal loopt soms in de 50.000 stuks.
,,De invoering van dit systeem had daarom mede als achtergrond meer arbeidsvreugde te scheppen”, licht Stigt toe. ,,Het uur na uur moeten invoeren van cijfertjes is eigenlijk puur produktiewerk.” De groei van de groep niet-afmelders is dus een tegenvaller. De tijd die met TAS bij het verwerken van de aanmeldingen is gewonnen, wordt immers weer verspeelt door de controle achteraf.
Daarnaast is het zalenvraagstuk is een constante bron van zorg. Stigt: ,,Vroeger kwam het wel eens voor dat er niet genoeg zalen beschikbaar waren, maar nu hebben we vaak te maken met overboeking. Je verwacht honderd, honderdtwintig man op een tentamen en er komen er maar zestig. De overbodige opgaven verdwijnen hierdoor in de prullenbak en je moet een paar surveillanten weer wegsturen.”
Logische zaak
De wens om het toewijzen van tentamenruimte te stroomlijnen kwam ook door de dreiging dat faculteiten elke gebruikte vierkante meter moesten gaan betalen, een voorstel dat uiteindelijk in de U-raad is verworpen. De tegenvallende resultaten wijt Stigt echter deels aan het examenreglement. ,,Studenten zijn verplicht zich veertien dagen van te vorenaan te melden, maar over àfmelden wordt in het reglement niets gezegd. Als iemand zonder opgaaf van redenen tien keer niet komt opdagen, vind ik dat hij de extra administratiekosten best mag terugbetalen”, verklaart Stigt. ,,Dat je je even netjes afmeldt is tenslotte een logische zaak.”
Hoewel het idee voor TAS van Stigt zelf kwam, werd de basis gelegd bij IO. Drs. Chris van Duren en programmeur Bram Zwaan, van de afdeling Informatica en Informatiesystemen van deze faculteit, tekenden voor de technische realisatie. Gekozen werd voor een kleinschalige aanpak waarbij het programma per faculteit wordt aangepast. ,,Tijdens het opzetten bleek al gauw dat iedere faculteit eigen eisen aan het systeem stelt”, licht Zwaan toe. Van Duren vult aan: ,,Bij TWI willen ze een aanmeldbewijs, bij TN een check of het vak waarvoor een student zich aanmeldt wel in zijn tentamenprogramma hoort. Dat kan je niet centraal regelen. Anders krijg je net zo’n situatie als bij de Informatiseringsbank.”
TAS draait bij IO al tweeëneenhalf jaar en daarmee behoort de dagelijkse controle van inschrijflijsten op de prikborden bijna tot het verleden. Maar ook IO-ers zijn geen fanatieke afmelders, zodat de aanblik van halflege tentamenzalen geen uitzondering is. TAS ten spijt blijft de kloof tussen de harde en de administratieve werkelijkheid bestaan. ,,Dat beeld heeft bij ons eigenlijk nooit geklopt. Wat afmelden betreft zijn onze studenten niet erg gedisciplineerd”, aldus Marion Knemeijer, medewerkster van het Bureau Onderwijszaken.
Notoire niet-afmelders hoeven echter geen angst voor sancties te hebben. Van Duren: ,,Een faculteit kan nooit hardmaken dat iemand zich heeft aangemeld. Zijn naam staat wel ergens in een database, maar juridisch gezien betekent dat weinig.”
Ondertussen heeft ook Natuurkunde de weg naar TAS gevonden. Coördinator dr. E. Lagendijk moet zich echter nog inwerken. ,,De apparatuur is net geïnstalleerd. We beginnen nu met proefdraaien en eigenlijk varen we een beetje blind op IO, die zijn toch de implementators van dit systeem. Eventuele kinderziektes moeten dus nog blijken.” Toen TAS bij TWI werd ingevoerd was er één al snel duidelijk: de computerapparatuur stond gewoon los. Een monitor en een laserprinter verdwenen spoorloos.
Student meldt zich aan met het Tentamen Aanmeld Systeem
De gehaaste jacht op extra zalen is een kwaad dat iedere tentamenperiode terugkeert. Of er komen juist minder studenten dan verwacht waardoor stapels ongebruikte tentamens de shredder ingaan. Tel hierbij het leed op van administratieve medewerkers die telkens talloze studienummers moeten intikken, en je hebt een aardig managementprobleem. Het Tentamen Aanmeld Systeem (TAS), dat al bij Industrieel Ontwerpen en Technische Wiskunde en Informatica wordt gebruikt, moet hier verlichting brengen maar de oude kopzorgen blijven.
De onderwijsconsument tekent zich in met techniek bekend uit de supermarkt, een eigentijds idee. De student scant de streepjescode op zijn collegekaart en krijgt eventueel een printje als aanmeldbewijs. Bedenkt hij zich, dan levert hij dit briefje weer in of meldt hij zich af bij een terminal. Na de sluitingsdatum worden deze gegevens gedownload naar de administratie zodat deze de toewijzing van tentamenruimtes beter kan plannen, het juiste aantal opgaven kan kopiëren en voldoende surveillanten kan inschakelen. Helaas blijken meer en meer thuisblijvers zich niet af te melden zodat de schattingen er vaak naast zitten.
,,Het systeem heeft ons geen besparing opgeleverd”, bevestigt Maarten Stigt, hoofd onderwijsadministratie bij TWI. ,,Het aantal aanmeldingen is nu hoger dan vroeger, maar de uiteindelijke opkomst bij de tentamens is slechts zo’n zestig procent. Toen we nog gewoon aanmeldkaartjes gebruikten was dit tachtig procent. En degenen die zich niet hebben afgemeld moeten handmatig van de lijst worden verwijderd.” Een flink karwei. De administratie van TWI verwerkt ook aanmeldingen van andere faculteiten en het totale aantal loopt soms in de 50.000 stuks.
,,De invoering van dit systeem had daarom mede als achtergrond meer arbeidsvreugde te scheppen”, licht Stigt toe. ,,Het uur na uur moeten invoeren van cijfertjes is eigenlijk puur produktiewerk.” De groei van de groep niet-afmelders is dus een tegenvaller. De tijd die met TAS bij het verwerken van de aanmeldingen is gewonnen, wordt immers weer verspeelt door de controle achteraf.
Daarnaast is het zalenvraagstuk is een constante bron van zorg. Stigt: ,,Vroeger kwam het wel eens voor dat er niet genoeg zalen beschikbaar waren, maar nu hebben we vaak te maken met overboeking. Je verwacht honderd, honderdtwintig man op een tentamen en er komen er maar zestig. De overbodige opgaven verdwijnen hierdoor in de prullenbak en je moet een paar surveillanten weer wegsturen.”
Logische zaak
De wens om het toewijzen van tentamenruimte te stroomlijnen kwam ook door de dreiging dat faculteiten elke gebruikte vierkante meter moesten gaan betalen, een voorstel dat uiteindelijk in de U-raad is verworpen. De tegenvallende resultaten wijt Stigt echter deels aan het examenreglement. ,,Studenten zijn verplicht zich veertien dagen van te vorenaan te melden, maar over àfmelden wordt in het reglement niets gezegd. Als iemand zonder opgaaf van redenen tien keer niet komt opdagen, vind ik dat hij de extra administratiekosten best mag terugbetalen”, verklaart Stigt. ,,Dat je je even netjes afmeldt is tenslotte een logische zaak.”
Hoewel het idee voor TAS van Stigt zelf kwam, werd de basis gelegd bij IO. Drs. Chris van Duren en programmeur Bram Zwaan, van de afdeling Informatica en Informatiesystemen van deze faculteit, tekenden voor de technische realisatie. Gekozen werd voor een kleinschalige aanpak waarbij het programma per faculteit wordt aangepast. ,,Tijdens het opzetten bleek al gauw dat iedere faculteit eigen eisen aan het systeem stelt”, licht Zwaan toe. Van Duren vult aan: ,,Bij TWI willen ze een aanmeldbewijs, bij TN een check of het vak waarvoor een student zich aanmeldt wel in zijn tentamenprogramma hoort. Dat kan je niet centraal regelen. Anders krijg je net zo’n situatie als bij de Informatiseringsbank.”
TAS draait bij IO al tweeëneenhalf jaar en daarmee behoort de dagelijkse controle van inschrijflijsten op de prikborden bijna tot het verleden. Maar ook IO-ers zijn geen fanatieke afmelders, zodat de aanblik van halflege tentamenzalen geen uitzondering is. TAS ten spijt blijft de kloof tussen de harde en de administratieve werkelijkheid bestaan. ,,Dat beeld heeft bij ons eigenlijk nooit geklopt. Wat afmelden betreft zijn onze studenten niet erg gedisciplineerd”, aldus Marion Knemeijer, medewerkster van het Bureau Onderwijszaken.
Notoire niet-afmelders hoeven echter geen angst voor sancties te hebben. Van Duren: ,,Een faculteit kan nooit hardmaken dat iemand zich heeft aangemeld. Zijn naam staat wel ergens in een database, maar juridisch gezien betekent dat weinig.”
Ondertussen heeft ook Natuurkunde de weg naar TAS gevonden. Coördinator dr. E. Lagendijk moet zich echter nog inwerken. ,,De apparatuur is net geïnstalleerd. We beginnen nu met proefdraaien en eigenlijk varen we een beetje blind op IO, die zijn toch de implementators van dit systeem. Eventuele kinderziektes moeten dus nog blijken.” Toen TAS bij TWI werd ingevoerd was er één al snel duidelijk: de computerapparatuur stond gewoon los. Een monitor en een laserprinter verdwenen spoorloos.
Student meldt zich aan met het Tentamen Aanmeld Systeem
Comments are closed.