R&O invullen straks gemakkelijker

Dit jaar moesten medewerkers en leidinggevenden hun formulier voor de resultaat- en ontwikkelingsgesprekken (R&O) voor het eerst online invullen. De TU Delft had daarvoor het nieuwe Talent Services systeem aangeschaft.

De digitalisering verliep niet helemaal vlekkeloos: in het online formulier werd medewerkers gevraagd zichzelf te beoordelen en ontbrak daarbij het vinkje ‘niet van toepassing’. Eind maart was dat probleem opgelost.

Nu, ruim een half jaar later, zegt Halewijn allerlei vragen en opmerkingen over het systeem te hebben gekregen. Ze vindt dat overigens logisch. “Het programma is onvoldoende flexibel voor alle R&O-varianten die we binnen de TU Delft gebruiken. We hebben bij alle faculteiten punten ter verbetering opgehaald en zijn die nu aan het doorvoeren.”

Halewijn laat het veranderde formulier eerst uitgebreid testen. “Dat is altijd het plan geweest. We wisten dat de eerste versie niet direct helemaal goed zou zijn. De nieuwe versie voor 2019 is flink verbeterd op punten die faculteiten en diensten zelf hebben aangegeven. Er is volop over meegedacht en daar zijn we blij mee.”

Wat is er anders?

• Gebruikers begrijpen straks meteen wat ze moeten doen in het programma (‘intuïtief gebruik’) en het proces is volgens Halewijn eenvoudiger.
• Medewerkers hoeven voortaan minder vaak op de muis te klikken, omdat er meer teksten onder en naast elkaar op één pagina komen te staan. Dat maakt het volgens Halewijn overzichtelijker. Het past beter bij het formulier dat mensen gewend waren.
• De ruimte om teksten in te vullen is straks groter.
• Het formulier is makkelijker te printen en de lay-out van de teksten blijft daarbij beter behouden.

Terugkijkend zegt de directeur HR dat het ‘achteraf misschien beter was geweest om het systeem eerst in een kleine groep uit te proberen’. Ze koos er niet voor om de introductie een jaar uit te stellen, omdat het college van bestuur in 2015 al had besloten het formulier te digitaliseren en de eerste aanbesteding niet goed was gelopen.

Volgens Halewijn had de TU een pakket eisen en wensen waar geen enkele leverancier aan kon voldoen. Een aantal leveranciers kon niet leveren vanwege privacy- en security-eisen. “Daardoor hebben we een jaar verloren en voel je tijdsdruk. Achteraf hadden we moeten besluiten meer tijd te nemen voor de invoering van het systeem. Alle stapjes zijn keurig gezet, maar misschien hadden we een te groot gevoel voor urgentie.”

Halewijn wil wel pilots doen voor de andere modules in het systeem. Nieuwe modules zijn straks ‘recruitment’ – voor de afhandeling van sollicitatiebrieven en cv’s – en ‘inschrijving voor opleidingen’.