De grote oversteek

,,Ik heb er vertrouwen in dat de verhuizing goed verloopt.”

Van 17 november 1997 tot 4 januari 1998 moet het gebeuren: de hele collectie van de bibliotheek verhuist dan van het vertrouwde gebouw aan het Schuttersveld naar de nieuwbouw achter de Aula. R.J. Zwart, directeur logistiek: ,,Voor het publiek zijn we slechts gesloten van 19 december, vanaf vier uur ’s middags, tot 5 januari negen uur ’s ochtends. Wij zijn een dienstverlenende instelling en daarom hebben we deze periode zo kort mogelijk gehouden. Het blijft wel mogelijk in deze periode schriftelijke literatuur aan te vragen en voor onderwerpsaanvragen bij de bibliotheek aan te kloppen.”

De periode wordt niet alleen gebruikt om allerlei apparatuur te installeren, maar eveneens om de medewerkers te laten wennen. Zwart: ,,Het is natuurlijk een heel andere manier van werken dan in het oude gebouw. Wij willen onze medewerkers de tijd geven om om te schakelen.”

Hoewel Zwart aan de vooravond staat van een gigantische verhuizing, maakt hij een ontspannen indruk. ,,Dat komt omdat ik er wel vertrouwen in heb. Wij zitten wat de voorbereidingen betreft nog steeds goed op schema en dan hoef je je niet zo druk te maken. Natuurlijk zullen er straks wel problemen komen. Het zal mijn Groningse aard zijn, maar ik denk: dat zien we dan wel weer.”
Keuzes

Zwart meent dat de bibliotheek nu al vruchten plukt van het feit dat ze ruim de tijd heeft genomen voor de voorbereiding. ,,Organisaties proberen vaak een verhuizing in zo kort mogelijke tijd te plannen en dan komt iedereen onder druk te staan. Het voordeel van een goede planning is dat je ruim de tijd heb om keuzes te maken.”

Een van die keuzes waarvoor ruim de tijd is genomen, was het uitzoeken van een verhuisbedrijf. Er is zelfs een Europese aanbesteding geweest. Uiteindelijk is de keuze gevallen op een combinatie van drie Nederlandse bedrijven. ,,Zij hebben speciaal voor deze verhuizing het bedrijf VBTUD ofwel Verhuiscombinatie Bibliotheek TU Delft opgericht. Hierin hebben ze alle drie een stuk van hun expertise ondergebracht en dat geheel bij ons gepresenteerd. Wat betreft prijs en prestatie waren zij ook goed. Daarom zijn we met hen in zee gegaan.”

Door de ruime tijdsplanning kon ook veel aandacht worden besteed aan het uitkiezen van het meubilair en het inrichten van de kamers. ,,Na een uitgebreide selectie hadden wij zes leveranciers over. Wij hebben toen besloten hen alle zes een kamer te laten inrichten en vervolgens bedongen dat wij deze een half jaar mochten uitproberen. Vervolgens konden wij weloverwogen een keuze maken.”

De medewerkers konden meebeslissen over de indeling van dewerkplekken. ,,Hiermee hopen wij straks verwarring en gemopper te voorkomen. Iedereen weet waar hij of zij komt te zitten en heeft mee kunnen denken over de inrichting ervan.”
Boeken

Voor het verhuizen van de boeken is een apart traject uitgezet. Op 17 november gaat eerst de tresorcollectie over, die in een speciaal geklimatiseerde ruimte komt in het nieuwe gebouw.

Vervolgens worden de boeken verhuisd die minder worden gevraagd. ,,Aan de hand van de uitleencijfers hebben wij bepaald welke boeken dat zijn. Mocht toch iemand zo’n boek willen lenen, dan kan dat. Alleen is de wachttijd dan geen kwartier maar een paar uur. Een keer per dag rijdt er een auto heen en weer om die gevraagde boeken te halen. De 40.000 meest uitgeleende boeken hebben we ondertussen apart gezet. Pas op het laatste moment worden deze verhuisd.”

Eind december is een periode dat veel bedrijven gesloten zijn of met minimale bezetting draaien. Is dat geen slechte periode om te verhuizen? Als er iets mis gaat is er niemand te bereiken. Zwart: ,,Wij hebben daar duidelijke afspraken over gemaakt. Alle leveranciers hebben toegezegd dat hun medewerkers stand-by zijn in deze periode. Om een voorbeeld te geven, ons DocUTrans-systeem wordt vrijdag 19 december gedemonteerd, ’s nachts verhuisd en zaterdag opgebouwd. Het bedrijf dat hiervoor verantwoordelijk is, garandeert dat medewerkers uit Nootdorp de hele periode paraat zullen staan. Binnen een kwartier kunnen ze bij ons zijn.

Ook door deze houding van onze leveranciers zie ik niet tegen de verhuizing op. Ik verheug mij er juist op om naar het nieuwe gebouw te gaan, dat ik prachtig vind.”

De grootscheepse verhuizing van de TU-bibliotheek staat voor de deur. Maar R.J. Zwart, directeur informatie logistiek van de bibliotheek, heeft nog geen last van stress. ,,Ik heb er vertrouwen in dat de verhuizing goed verloopt.”

Van 17 november 1997 tot 4 januari 1998 moet het gebeuren: de hele collectie van de bibliotheek verhuist dan van het vertrouwde gebouw aan het Schuttersveld naar de nieuwbouw achter de Aula. R.J. Zwart, directeur logistiek: ,,Voor het publiek zijn we slechts gesloten van 19 december, vanaf vier uur ’s middags, tot 5 januari negen uur ’s ochtends. Wij zijn een dienstverlenende instelling en daarom hebben we deze periode zo kort mogelijk gehouden. Het blijft wel mogelijk in deze periode schriftelijke literatuur aan te vragen en voor onderwerpsaanvragen bij de bibliotheek aan te kloppen.”

De periode wordt niet alleen gebruikt om allerlei apparatuur te installeren, maar eveneens om de medewerkers te laten wennen. Zwart: ,,Het is natuurlijk een heel andere manier van werken dan in het oude gebouw. Wij willen onze medewerkers de tijd geven om om te schakelen.”

Hoewel Zwart aan de vooravond staat van een gigantische verhuizing, maakt hij een ontspannen indruk. ,,Dat komt omdat ik er wel vertrouwen in heb. Wij zitten wat de voorbereidingen betreft nog steeds goed op schema en dan hoef je je niet zo druk te maken. Natuurlijk zullen er straks wel problemen komen. Het zal mijn Groningse aard zijn, maar ik denk: dat zien we dan wel weer.”
Keuzes

Zwart meent dat de bibliotheek nu al vruchten plukt van het feit dat ze ruim de tijd heeft genomen voor de voorbereiding. ,,Organisaties proberen vaak een verhuizing in zo kort mogelijke tijd te plannen en dan komt iedereen onder druk te staan. Het voordeel van een goede planning is dat je ruim de tijd heb om keuzes te maken.”

Een van die keuzes waarvoor ruim de tijd is genomen, was het uitzoeken van een verhuisbedrijf. Er is zelfs een Europese aanbesteding geweest. Uiteindelijk is de keuze gevallen op een combinatie van drie Nederlandse bedrijven. ,,Zij hebben speciaal voor deze verhuizing het bedrijf VBTUD ofwel Verhuiscombinatie Bibliotheek TU Delft opgericht. Hierin hebben ze alle drie een stuk van hun expertise ondergebracht en dat geheel bij ons gepresenteerd. Wat betreft prijs en prestatie waren zij ook goed. Daarom zijn we met hen in zee gegaan.”

Door de ruime tijdsplanning kon ook veel aandacht worden besteed aan het uitkiezen van het meubilair en het inrichten van de kamers. ,,Na een uitgebreide selectie hadden wij zes leveranciers over. Wij hebben toen besloten hen alle zes een kamer te laten inrichten en vervolgens bedongen dat wij deze een half jaar mochten uitproberen. Vervolgens konden wij weloverwogen een keuze maken.”

De medewerkers konden meebeslissen over de indeling van dewerkplekken. ,,Hiermee hopen wij straks verwarring en gemopper te voorkomen. Iedereen weet waar hij of zij komt te zitten en heeft mee kunnen denken over de inrichting ervan.”
Boeken

Voor het verhuizen van de boeken is een apart traject uitgezet. Op 17 november gaat eerst de tresorcollectie over, die in een speciaal geklimatiseerde ruimte komt in het nieuwe gebouw.

Vervolgens worden de boeken verhuisd die minder worden gevraagd. ,,Aan de hand van de uitleencijfers hebben wij bepaald welke boeken dat zijn. Mocht toch iemand zo’n boek willen lenen, dan kan dat. Alleen is de wachttijd dan geen kwartier maar een paar uur. Een keer per dag rijdt er een auto heen en weer om die gevraagde boeken te halen. De 40.000 meest uitgeleende boeken hebben we ondertussen apart gezet. Pas op het laatste moment worden deze verhuisd.”

Eind december is een periode dat veel bedrijven gesloten zijn of met minimale bezetting draaien. Is dat geen slechte periode om te verhuizen? Als er iets mis gaat is er niemand te bereiken. Zwart: ,,Wij hebben daar duidelijke afspraken over gemaakt. Alle leveranciers hebben toegezegd dat hun medewerkers stand-by zijn in deze periode. Om een voorbeeld te geven, ons DocUTrans-systeem wordt vrijdag 19 december gedemonteerd, ’s nachts verhuisd en zaterdag opgebouwd. Het bedrijf dat hiervoor verantwoordelijk is, garandeert dat medewerkers uit Nootdorp de hele periode paraat zullen staan. Binnen een kwartier kunnen ze bij ons zijn.

Ook door deze houding van onze leveranciers zie ik niet tegen de verhuizing op. Ik verheug mij er juist op om naar het nieuwe gebouw te gaan, dat ik prachtig vind.”