Studentgegevens doorspelen mag

Verzoeker beklaagt zich erover dat het college van bestuur (cvb) gegevens over hem heeft verschaft aan het Rotterdams Instituut voor Sociaal wetenschappelijk Beleids Onderzoek (Risbo) zonder toestemming te vragen. Verder beklaagt hij zich erover dat het cvb vervolgens zijn verzoek niet heeft ingewilligd om de verstrekte gegevens te (laten) vernietigen.

Het kader

In de Wet persoonsregistraties gaat paragraaf 3 over ‘Verstrekken van gegevens aan een derde’. In die paragraaf luiden de artikelen 11.1 en .2:

1. Uit een persoonsregistratie worden slechts gegevens aan een derde verstrekt voor zover zulks voortvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde;

2. Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek dan wel op grond van een dringende en gewichtige reden, kunnen desgevraagd gegevens aan een derde worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad;

Voor wetenschappelijk onderzoek zijn gedragscodes opgesteld ter verdere bescherming van de privacy van personen over wie gegevens worden verwerkt, door onder andere de Vereniging van Onderzoek Instituten (VOI). De leden van de VOI voeren niet-commercieel, sociaal-wetenschappelijk opdrachtonderzoek uit. Het Risbo houdt zich aan de VOI-gedragscode.

De Registratiekamer is in 1989 ingesteld om te bevorderen dat de privacy van de burger voldoende gewaarborgd blijft. De ombudsman voor studenten heeft bij de Registratiekamer gevraagd of en hoe een persoon zich kan verzetten tegen gegevensverstrekking voor wetenschappelijk onderzoek. Gemeld werd dat verzet daartegen nu niet wettelijk geregeld is, maar dat wetgeving die verzet mogelijk maakt naar verwachting in het najaar wordt gerealiseerd.
De feiten

Op 6 november 1997 informeert het cvb een groep studenten, waaronder verzoeker, schriftelijk dat zij in de periode december 1997 – februari 1998 telefonisch benaderd kunnen worden door het Rotterdams Instituut voor Sociaal wetenschappelijk Beleids Onderzoek (Risbo). Het bureau doet via een telefonische enquête onderzoek naar de tijdsbesteding van de studenten. Het cvb verzoekt studenten aan het Risbo-onderzoek mee te werken, maar zij kunnen dit weigeren.

Het Risbo onderzoekt in opdracht van het onderwijsministerie de aard en omvang van de (neven)werkzaamheden van studenten. Het moet zicht bieden op de samenhang tussen werken,leengedrag en studietempo. De gegevens die het cvb geleverd heeft: studienummer, correspondentienummer van de Informatie Beheer Groep, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, vooropleiding, vakkenpakket vwo en behaalde cijfers, jaar van aanvang van de studie, opleiding, studievoortgang in de vorm van studiepunten.

Op 21 november 1997 maakt verzoeker hiertegen bezwaar. Hij verzoekt tevens dat de geleverde gegevens bij het Risbo onmiddellijk vernietigd worden. Verzoeker sluit zich aan bij het standpunt van de Vereniging voor studie- en studentenbelangen te Delft (VSSD), die in een brief aan het cvb van 24 november 1997 ook protesteert. De VSSD en de verzoeker voeren naast het algemene protest aan dat koppeling van de gegevens met de bestanden van de IBG niet toegestaan is.

Op 11 december 1997 antwoordt het cvb aan de VSSD en meldt aan verzoeker dat de brief ook antwoord is op zijn brief. Met een wijziging in het pakket gegevens, volhardt het cvb in de verstrekking aan het Risbo zonder toestemming van verzoeker.

Op 22 december 1997 antwoordt verzoeker: hij blijft van mening dat op grond van zijn brief van 21 november zijn gegevens vernietigd hadden moeten worden.

Op 30 januari 1998 antwoordt het cvb hierop. Het cvb verwijst naar het antwoord aan de VSSD op 11 december 1997. Daarin staat dat de gegevens worden verstrekt.
Bezwaar

Het bezwaar van de student richt zich op vier punten. Verzoeker vindt het ten eerste onaanvaardbaar dat er zoveel gegevens zijn vrijgegeven. Met name het feit dat gegevens via het correspondentienummer van de IBG gekoppeld kunnen worden met IBG-bestanden vindt hij bezwaarlijk. Verzoeker voert aan dat koppeling van IBG-bestanden met andere bestanden nog niet is toegestaan. Ook het verschaffen van eindexamencijfers en studievoortganggegevens aan een derde vindt hij niet gepast.

Verzoeker noemt het verder niet gepast dat er gegevens worden verstrekt zonder toestemming, terwijl op het inschrijvingsformulier 1997/1998 anders wordt gesuggereerd. Op dat formulier wordt inschrijvers gevraagd aan welke instanties naam en adres mogen worden doorgegeven. Verzoeker meent dat deze vraag suggereert dat er in voorkomende gevallen slechts beperkte gegevens worden doorgegeven: naam en adres, en dat doorgave altijd de keuze van de student is. Van een extern onderzoeksbureau is geen sprake bij deze vraag.

In de derde plaats hecht verzoeker niet veel waarde aan de vertrouwelijkheidsgarantie over het onderzoeksbureau Risbo, waarover het cvb schrijft.

Verzoeker vindt ten slotte dat het cvb onzorgvuldig heeft gehandeld door eerst de gegevens te verstrekken en dat pas achteraf te melden.
Reactie cvb

Het college van bestuur heeft op 11 december 1997 per brief aan verzoeker zijn standpunt gemeld. De brief is een kopie van een brief aan de VSSD. Het college verwijst naar de Wet Persoonsregistraties, waarin bepaald is dat voor wetenschappelijk onderzoek gegevens aan derden mogen wordenverstrekt. Het college benadrukt het belang van het betreffende onderzoek en meldt dat de wet niet vereist dat vooraf toestemming aan de studenten werd gevraagd. Het college meldt verder dat het de gegevens heeft teruggevraagd en alsnog het correspondentienummer van de IBG (studiefinanciering) uit de gegevens verwijdert om koppeling tussen registraties van de TU Delft en de IBG te voorkomen. Het cvb doet dat onder vermelding dat het niet geheel zeker is dat verstrekking van dat nummer niet is toegestaan. Het college meldt verder dat het daarbij aansluit bij een advies van de Registratiekamer. De overige gegevens worden opnieuw verstrekt. Het cvb meldt dat dat mag en schrijft dat het Risbo zich houdt aan de gedragscode van de VOI.
Eerste overweging

In zijn algemeenheid is het correct dat verzoeker veronderstelt dat toestemming nodig is om persoonsgegevens te verstrekken aan een derde. Dat is de primaire regeling. Hij voert aan dat het cvb op het TU-inschrijvingsformulier de verwachting wekt dat het alleen gegevens verschaft met toestemming. Het cvb wil die verwachting ook wekken en meldt onder verwijzing naar artikel 11 dat het inderdaad nodig is om toestemming te vragen voor het handelen dat op het inschrijvingsformulier gevraagd wordt: gegevens leveren aan studievereniging en VSSD.

Maar het cvb vindt de verwachting van verzoeker te ver gaan en verwijst ook naar lid 2 bij hetzelfde wetsartikel dat een uitzondering aangeeft. Het moet daarbij gaan om wetenschappelijk onderzoek, de gegevens worden alleen desgevraagd geleverd en de persoonlijke levenssfeer mag niet onevenredig worden geschaad. Aan de eerste twee punten wordt duidelijk voldaan en het cvb heeft dat de studenten in de brief van 6 november 1997 gemeld.

Wordt de persoonlijk levenssfeer onevenredig geschaad? Verzoeker vindt dat het cvb teveel gegevens verschaft. Met name het IBG-nummer, omdat dit koppeling mogelijk maakt met andere bestanden. Verzoeker meldt dat dat niet is toegestaan. Van dat laatste is het cvb weliswaar niet overtuigd, maar na overleg met de Registratiekamer laat het cvb dit gegeven verwijderen. Al meerdere jaren adviseert de Registratiekamer over risico’s van het gebruik van persoonsgebonden nummers die koppelingen mogelijk maken met andere bestanden. De Registratiekamer vindt dat gegevens in de eerste plaats doelgebonden moeten zijn. Er moet worden gewaakt voor multifunctioneel gebruik van gegevens, want dat bedreigt de privacy. De ombudsman voor studenten neemt daarom met instemming kennis van het besluit van het cvb om het IBG-nummer (vanwege de kans op multifunctioneel gebruik) te verwijderen.

Verzoeker meldt verder dat hij niet veel waarde hecht aan de vertrouwelijkheidsgarantie over het Risbo. Het cvb brengt daar tegenin dat het Risbo werkt volgens de gedragscode van de VOI. Deze (vigerende) code, via de Registratiekamer voor ieder beschikbaar, besteedt nadrukkelijk aandacht aan de vertrouwelijkheid. Er is geen reden om te twijfelen aan de bescherming die Risbo biedt. De ombudsman voor studenten acht hiermee, kijkend naar de geleverde gegevens, de persoonlijke levenssfeer voldoende beschermd.

Het cvb voldoet na terugtrekking van het IBG-nummer geheel aan de eisen die de wet stelt. De ombudsman voor studenten acht het eerste deel van de klacht dan ook niet gegrond.
Tweede overweging

Verzoeker wil dat de verschafte gegevens alsnog worden vernietigd. Het cvb gaat daar niet mee akkoord. Ook na verwijdering van het IBG-nummer verschaft het cvb de gegevens weer aan het Risbo. Terzijde merkt het cvb wel op dat de gegevens van verzoeker in het onderzoek niet zullen worden gebruikt, omdat verzoeker verdere medewerking toch zou weigeren. Het cvb laat de mogelijkheid tot verzet achteraf onuitgewerkt.

Onder Kader is aangegeven dat het verzetsrecht nu nog niet wettelijk geregeld is maar dat dit naar verwachting over enige maanden wel zo is. Blijkbaar is er een breed gevoelen dat verzetsrecht op zijn plaats is. Het ware dan ook in alle redelijkheid te verwachten dat het cvb zich hierbij zou aansluiten zonder dat het daartoe al verplicht is. De precieze wetstekst en de condities waaronder verzet zal kunnen plaatsvinden zijn nu nog niet bekend.

Verzoeker laat zich uiteindelijk overtuigen van het nut van de verschaffing van gegevens zonder toestemming vooraf, maar hecht waarde aan een gemakkelijke methode voor verzet: een kaartje insturen om de gegevens niet te leveren. Het mag dan wel naar het oordeel van verzoeker ‘zonder tegenbericht’.

Het cvb wil meewerken aan het onderzoek. De vraag is: wordt het onderzoek geschaad als de mogelijkheid tot verzet wordt geboden zoals verzoeker wenst? Feit is dat studenten die gebeld worden door het Risbo kunnen weigeren mee te werken. Voor deze studenten stopt dan het onderzoek. Hun gegevens zijn dan voor niets geleverd. Het cvb hoeft geen toestemming te vragen voor levering van de gegevens maar kan wel op eigen initiatief inhoud geven aan het verzetsrecht.

Er is duidelijk behoefte aan verzetsrecht bij verzoeker. Er is al gemeld dat dat een breed gevoelen is. In het onderhavige onderzoek zijn geen redenen te vinden tegen dat verzetsrecht. De ombudsman voor studenten acht het tweede deel van de klacht gegrond.

(Deze tekst is een ingekorte versie van het rapport dat de ombudsman voor studenten, drs. W.J.M. Knippenberg, onlangs uitbracht. Het volledige rapport is bij hem opvraagbaar.)

Verzoeker beklaagt zich erover dat het college van bestuur (cvb) gegevens over hem heeft verschaft aan het Rotterdams Instituut voor Sociaal wetenschappelijk Beleids Onderzoek (Risbo) zonder toestemming te vragen. Verder beklaagt hij zich erover dat het cvb vervolgens zijn verzoek niet heeft ingewilligd om de verstrekte gegevens te (laten) vernietigen.

Het kader

In de Wet persoonsregistraties gaat paragraaf 3 over ‘Verstrekken van gegevens aan een derde’. In die paragraaf luiden de artikelen 11.1 en .2:

1. Uit een persoonsregistratie worden slechts gegevens aan een derde verstrekt voor zover zulks voortvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde;

2. Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek dan wel op grond van een dringende en gewichtige reden, kunnen desgevraagd gegevens aan een derde worden verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad;

Voor wetenschappelijk onderzoek zijn gedragscodes opgesteld ter verdere bescherming van de privacy van personen over wie gegevens worden verwerkt, door onder andere de Vereniging van Onderzoek Instituten (VOI). De leden van de VOI voeren niet-commercieel, sociaal-wetenschappelijk opdrachtonderzoek uit. Het Risbo houdt zich aan de VOI-gedragscode.

De Registratiekamer is in 1989 ingesteld om te bevorderen dat de privacy van de burger voldoende gewaarborgd blijft. De ombudsman voor studenten heeft bij de Registratiekamer gevraagd of en hoe een persoon zich kan verzetten tegen gegevensverstrekking voor wetenschappelijk onderzoek. Gemeld werd dat verzet daartegen nu niet wettelijk geregeld is, maar dat wetgeving die verzet mogelijk maakt naar verwachting in het najaar wordt gerealiseerd.
De feiten

Op 6 november 1997 informeert het cvb een groep studenten, waaronder verzoeker, schriftelijk dat zij in de periode december 1997 – februari 1998 telefonisch benaderd kunnen worden door het Rotterdams Instituut voor Sociaal wetenschappelijk Beleids Onderzoek (Risbo). Het bureau doet via een telefonische enquête onderzoek naar de tijdsbesteding van de studenten. Het cvb verzoekt studenten aan het Risbo-onderzoek mee te werken, maar zij kunnen dit weigeren.

Het Risbo onderzoekt in opdracht van het onderwijsministerie de aard en omvang van de (neven)werkzaamheden van studenten. Het moet zicht bieden op de samenhang tussen werken,leengedrag en studietempo. De gegevens die het cvb geleverd heeft: studienummer, correspondentienummer van de Informatie Beheer Groep, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, vooropleiding, vakkenpakket vwo en behaalde cijfers, jaar van aanvang van de studie, opleiding, studievoortgang in de vorm van studiepunten.

Op 21 november 1997 maakt verzoeker hiertegen bezwaar. Hij verzoekt tevens dat de geleverde gegevens bij het Risbo onmiddellijk vernietigd worden. Verzoeker sluit zich aan bij het standpunt van de Vereniging voor studie- en studentenbelangen te Delft (VSSD), die in een brief aan het cvb van 24 november 1997 ook protesteert. De VSSD en de verzoeker voeren naast het algemene protest aan dat koppeling van de gegevens met de bestanden van de IBG niet toegestaan is.

Op 11 december 1997 antwoordt het cvb aan de VSSD en meldt aan verzoeker dat de brief ook antwoord is op zijn brief. Met een wijziging in het pakket gegevens, volhardt het cvb in de verstrekking aan het Risbo zonder toestemming van verzoeker.

Op 22 december 1997 antwoordt verzoeker: hij blijft van mening dat op grond van zijn brief van 21 november zijn gegevens vernietigd hadden moeten worden.

Op 30 januari 1998 antwoordt het cvb hierop. Het cvb verwijst naar het antwoord aan de VSSD op 11 december 1997. Daarin staat dat de gegevens worden verstrekt.
Bezwaar

Het bezwaar van de student richt zich op vier punten. Verzoeker vindt het ten eerste onaanvaardbaar dat er zoveel gegevens zijn vrijgegeven. Met name het feit dat gegevens via het correspondentienummer van de IBG gekoppeld kunnen worden met IBG-bestanden vindt hij bezwaarlijk. Verzoeker voert aan dat koppeling van IBG-bestanden met andere bestanden nog niet is toegestaan. Ook het verschaffen van eindexamencijfers en studievoortganggegevens aan een derde vindt hij niet gepast.

Verzoeker noemt het verder niet gepast dat er gegevens worden verstrekt zonder toestemming, terwijl op het inschrijvingsformulier 1997/1998 anders wordt gesuggereerd. Op dat formulier wordt inschrijvers gevraagd aan welke instanties naam en adres mogen worden doorgegeven. Verzoeker meent dat deze vraag suggereert dat er in voorkomende gevallen slechts beperkte gegevens worden doorgegeven: naam en adres, en dat doorgave altijd de keuze van de student is. Van een extern onderzoeksbureau is geen sprake bij deze vraag.

In de derde plaats hecht verzoeker niet veel waarde aan de vertrouwelijkheidsgarantie over het onderzoeksbureau Risbo, waarover het cvb schrijft.

Verzoeker vindt ten slotte dat het cvb onzorgvuldig heeft gehandeld door eerst de gegevens te verstrekken en dat pas achteraf te melden.
Reactie cvb

Het college van bestuur heeft op 11 december 1997 per brief aan verzoeker zijn standpunt gemeld. De brief is een kopie van een brief aan de VSSD. Het college verwijst naar de Wet Persoonsregistraties, waarin bepaald is dat voor wetenschappelijk onderzoek gegevens aan derden mogen wordenverstrekt. Het college benadrukt het belang van het betreffende onderzoek en meldt dat de wet niet vereist dat vooraf toestemming aan de studenten werd gevraagd. Het college meldt verder dat het de gegevens heeft teruggevraagd en alsnog het correspondentienummer van de IBG (studiefinanciering) uit de gegevens verwijdert om koppeling tussen registraties van de TU Delft en de IBG te voorkomen. Het cvb doet dat onder vermelding dat het niet geheel zeker is dat verstrekking van dat nummer niet is toegestaan. Het college meldt verder dat het daarbij aansluit bij een advies van de Registratiekamer. De overige gegevens worden opnieuw verstrekt. Het cvb meldt dat dat mag en schrijft dat het Risbo zich houdt aan de gedragscode van de VOI.
Eerste overweging

In zijn algemeenheid is het correct dat verzoeker veronderstelt dat toestemming nodig is om persoonsgegevens te verstrekken aan een derde. Dat is de primaire regeling. Hij voert aan dat het cvb op het TU-inschrijvingsformulier de verwachting wekt dat het alleen gegevens verschaft met toestemming. Het cvb wil die verwachting ook wekken en meldt onder verwijzing naar artikel 11 dat het inderdaad nodig is om toestemming te vragen voor het handelen dat op het inschrijvingsformulier gevraagd wordt: gegevens leveren aan studievereniging en VSSD.

Maar het cvb vindt de verwachting van verzoeker te ver gaan en verwijst ook naar lid 2 bij hetzelfde wetsartikel dat een uitzondering aangeeft. Het moet daarbij gaan om wetenschappelijk onderzoek, de gegevens worden alleen desgevraagd geleverd en de persoonlijke levenssfeer mag niet onevenredig worden geschaad. Aan de eerste twee punten wordt duidelijk voldaan en het cvb heeft dat de studenten in de brief van 6 november 1997 gemeld.

Wordt de persoonlijk levenssfeer onevenredig geschaad? Verzoeker vindt dat het cvb teveel gegevens verschaft. Met name het IBG-nummer, omdat dit koppeling mogelijk maakt met andere bestanden. Verzoeker meldt dat dat niet is toegestaan. Van dat laatste is het cvb weliswaar niet overtuigd, maar na overleg met de Registratiekamer laat het cvb dit gegeven verwijderen. Al meerdere jaren adviseert de Registratiekamer over risico’s van het gebruik van persoonsgebonden nummers die koppelingen mogelijk maken met andere bestanden. De Registratiekamer vindt dat gegevens in de eerste plaats doelgebonden moeten zijn. Er moet worden gewaakt voor multifunctioneel gebruik van gegevens, want dat bedreigt de privacy. De ombudsman voor studenten neemt daarom met instemming kennis van het besluit van het cvb om het IBG-nummer (vanwege de kans op multifunctioneel gebruik) te verwijderen.

Verzoeker meldt verder dat hij niet veel waarde hecht aan de vertrouwelijkheidsgarantie over het Risbo. Het cvb brengt daar tegenin dat het Risbo werkt volgens de gedragscode van de VOI. Deze (vigerende) code, via de Registratiekamer voor ieder beschikbaar, besteedt nadrukkelijk aandacht aan de vertrouwelijkheid. Er is geen reden om te twijfelen aan de bescherming die Risbo biedt. De ombudsman voor studenten acht hiermee, kijkend naar de geleverde gegevens, de persoonlijke levenssfeer voldoende beschermd.

Het cvb voldoet na terugtrekking van het IBG-nummer geheel aan de eisen die de wet stelt. De ombudsman voor studenten acht het eerste deel van de klacht dan ook niet gegrond.
Tweede overweging

Verzoeker wil dat de verschafte gegevens alsnog worden vernietigd. Het cvb gaat daar niet mee akkoord. Ook na verwijdering van het IBG-nummer verschaft het cvb de gegevens weer aan het Risbo. Terzijde merkt het cvb wel op dat de gegevens van verzoeker in het onderzoek niet zullen worden gebruikt, omdat verzoeker verdere medewerking toch zou weigeren. Het cvb laat de mogelijkheid tot verzet achteraf onuitgewerkt.

Onder Kader is aangegeven dat het verzetsrecht nu nog niet wettelijk geregeld is maar dat dit naar verwachting over enige maanden wel zo is. Blijkbaar is er een breed gevoelen dat verzetsrecht op zijn plaats is. Het ware dan ook in alle redelijkheid te verwachten dat het cvb zich hierbij zou aansluiten zonder dat het daartoe al verplicht is. De precieze wetstekst en de condities waaronder verzet zal kunnen plaatsvinden zijn nu nog niet bekend.

Verzoeker laat zich uiteindelijk overtuigen van het nut van de verschaffing van gegevens zonder toestemming vooraf, maar hecht waarde aan een gemakkelijke methode voor verzet: een kaartje insturen om de gegevens niet te leveren. Het mag dan wel naar het oordeel van verzoeker ‘zonder tegenbericht’.

Het cvb wil meewerken aan het onderzoek. De vraag is: wordt het onderzoek geschaad als de mogelijkheid tot verzet wordt geboden zoals verzoeker wenst? Feit is dat studenten die gebeld worden door het Risbo kunnen weigeren mee te werken. Voor deze studenten stopt dan het onderzoek. Hun gegevens zijn dan voor niets geleverd. Het cvb hoeft geen toestemming te vragen voor levering van de gegevens maar kan wel op eigen initiatief inhoud geven aan het verzetsrecht.

Er is duidelijk behoefte aan verzetsrecht bij verzoeker. Er is al gemeld dat dat een breed gevoelen is. In het onderhavige onderzoek zijn geen redenen te vinden tegen dat verzetsrecht. De ombudsman voor studenten acht het tweede deel van de klacht gegrond.

(Deze tekst is een ingekorte versie van het rapport dat de ombudsman voor studenten, drs. W.J.M. Knippenberg, onlangs uitbracht. Het volledige rapport is bij hem opvraagbaar.)