​Tips en vooral vermaak op ZieSO-dag

Het thema en doel van de dag was kennis delen, verbinden en lachen. En gelachen werd er. Veelvuldig. Dat begon al meteen na de eerste zinnen van Paul Smit, die vond dat de secretaresses elkaar best eens een complimentje mochten geven. “Kijk eens naar de persoon links van je en zeg: ‘je ziet er fantastisch uit vandaag’.” Aarzelende blikken. Gegiebel. “En kijk eens naar de persoon rechts van je en zeg: ‘ik zou willen dat ik dat ook kon zeggen’.” Geschater.

Smits boodschap was ‘anders kijken’. We denken volgens Smit namelijk allemaal in patronen en doen dingen vaak op de automatische piloot. Hij illustreerde dat aan de hand van talloze voorbeelden zoals een illustratie van een fles met daarop een tekening. “Wat zien jullie? Alcoholisten zien meteen een fles, anderen zien een erotische afbeelding en kinderen zien allemaal dolfijnen. De kunst is, ook als secretaresse, dingen te zien die je leidinggevende niet ziet. Dat is je talent, je focus.”

Zijn tips om vervolgens beter verbinding te maken, verpakte hij in visuele grappen en testjes. “Als je iets gedaan wilt krijgen, creëer eigenaarschap.” Als voorbeeld noemde hij een ziekenhuis in Amerika. Patiënten kregen een kaartje met een datum en tijd voor de volgende afspraak. Zeventien procent kwam niet opdagen. “Als je dat kaartje door patiënten zelf laat invullen, worden zij verantwoordelijk voor de afspraak en komen ze allemaal.” Niet opdragen, maar vragen.

Hilarisch werd het toen Smit het over charisma en leiderschap had. Veel testosteron maakt dat mannen heel charismatisch kunnen zijn. Heel invoelend zijn vrouwen als ze veel oestrogeen hebben, herkenbaar aan een lange wijsvinger ten opzichte van de ringvinger. Waarna de meeste secretaresses hun vingers uitvoerig bestudeerden.

Een van Smits belangrijkste tips: probeer minder te mailen, zoek elkaar vaker op. Dat kwam ook naar voren toen de secretaresses met elkaar in gesprek gingen over samenwerking, kennis delen en hun rol aan de TU in 2025. Ze denken dat hun taak veel inhoudelijker zal worden dan pakweg notuleren en afspraken maken. Nu al zijn ze vaker betrokken bij projecten en beslissingen op ict-gebied.

Een ander punt was thuiswerken. Wel of niet? Het verschilt nogal per faculteit of leidinggevende of secretaresses dat mogen. En als je een laptop of iPad mee naar huis krijgt, moet je dan ook 24/7 bereikbaar zijn? Secretaresses vinden grenzen aangeven belangrijk. Net als hun gezondheid, want secretaresses pauzeren vaak niet. Te druk met mails.

Zo vlak voor de landelijke secretaressedag (donderdag 16 april) werd er uiteindelijk nog eentje in het zonnetje gezet met een glazen oorkonde: Danielle Hoevers van Bouwkunde. Zij werd verkozen tot TU-secretaresse van het jaar, omdat zij als leidinggevende haar secretariaat goed wist laten samenwerken. En daar ging het tenslotte om.