Documenten zullen binnen de universiteit steeds meer worden gedigitaliseerd. De TU Delft heeft hiervoor recent een document management systeem aangeschaft. Als test worden twee business cases uitgewerkt: het digitale examendossier en de bestuurlijke agenda van het college van bestuur.
Het digitaliseren van de documentenstroom is onderdeel van het TU Programma ‘document management’. Guus Sevink (BMO) en Peter Versluis (Bibliotheek) zijn programma-, respectievelijk projectleider. De aanleiding voor ‘document management’ was mede een rapport van de Rijksarchiefinspectie. Versluis: “De inspectie vond het bezwaarlijk dat er geen centrale regie en regelgeving was binnen de TU Delft bij de archivering van stukken. Iedere faculteit deed het op haar eigen manier.” Een ander probleempunt betrof de kwaliteit van diverse archiefruimten binnen de campus. Inmiddels is er aan de Kluyverweg een nieuwe archieflocatie ingericht conform alle wettelijke eisen. Versluis: “Dit maakt het mogelijk op termijn voor de gehele TU een kwalitatief goede archivering te kunnen verzorgen.”
Testperiode
In de afgelopen periode is er een inventarisatie gemaakt van de situatie bij alle faculteiten en diensten. Dit leidde tot een Europese aanbesteding voor de aanschaf van een document management systeem. De keuze viel op het softwarepakket Decos Document . Web edition. Software van Decos wordt al op diverse plaatsen binnen de Universiteit gebruikt voor postregistratie, maar dit nieuwe pakket kan nog veel meer. Documenten worden web-based en hierdoor op elk moment en elke plaats toegankelijk. Versluis: “Het systeem ondersteunt onder meer beperkte workflow, archivering van e-mail en bulkscanning. Dat laatste is het snel kunnen scannen van grote stapels documenten.”
De komende maanden worden met het Decosprogramma twee business cases uitgevoerd. Sevink: “Wij gaan testen of het pakket inderdaad kan wat de leverancier beweert. Daarnaast zal het gebruik van digitale documenten leiden tot een andere manier te werken. Hiermee willen wij ook graag ervaring opdoen.”
Met het digitale examendossier is onlangs gestart. Deze case wordt begin januari geëvalueerd. Dat lijkt kort, beaamt Sevink, maar er zijn al de nodige voorbereidingen aan vooraf gegaan. “Samen met de directie onderwijs en studentenzaken is het bijbehorende werkproces gestandaardiseerd voor alle faculteiten. Alle gegevens en correspondentie rond het examen van een student, komen in dit dossier. Ook worden altijd de bewaartermijnen van de documenten vastgelegd, waardoor een automatische archivering plaatsheeft. De komende maanden kijken wij naar de technische prestaties van het pakket, maar het is tegelijkertijd een belangrijke vingeroefening voor de medewerkers.”
Afstemming
De tweede businesscase betreft een onderdeel van de totale bestuurlijke informatiestroom naar het college. Sevink: “Voor het ontwikkelen van beleid, het voorbereiden en nemen van besluiten is er een intensief documentenverkeer. Timing is binnen deze activiteit heel belangrijk. Wij verwachten met behulp van het document management systeem een kwaliteitsslag te kunnen maken.”
Begin 2008 worden de resultaten van de business cases geëvalueerd. Naast de technische prestaties wordt gewerkt aan de inrichting van een nieuwe organisatie, die zal worden ondergebracht bij de TU-bibliotheek. Versluis: “Wij letten er ook op dat andere ontwikkelingen binnen de TU op dit gebied (zoals bijvoorbeeld Basware waarmee het SSC-FC de facturenstroom digitaliseert) goed blijven aansluiten op het nieuwe document management systeem. Voortdurende afstemming met lopende en komende ontwikkelingen is uiterst belangrijk. Vanaf 2008 wordt het systeem gefaseerd voor de hele universiteit ingevoerd. Wij willen de TU-medewerkers ook over de voortgang van het project informeren. De komende maanden zal meer informatie over dit onderwerp beschikbaar komen via een website en wij starten ook met een op-maat informatievoorziening per doelgroep.”
Het digitaliseren van de documentenstroom is onderdeel van het TU Programma ‘document management’. Guus Sevink (BMO) en Peter Versluis (Bibliotheek) zijn programma-, respectievelijk projectleider. De aanleiding voor ‘document management’ was mede een rapport van de Rijksarchiefinspectie. Versluis: “De inspectie vond het bezwaarlijk dat er geen centrale regie en regelgeving was binnen de TU Delft bij de archivering van stukken. Iedere faculteit deed het op haar eigen manier.” Een ander probleempunt betrof de kwaliteit van diverse archiefruimten binnen de campus. Inmiddels is er aan de Kluyverweg een nieuwe archieflocatie ingericht conform alle wettelijke eisen. Versluis: “Dit maakt het mogelijk op termijn voor de gehele TU een kwalitatief goede archivering te kunnen verzorgen.”
Testperiode
In de afgelopen periode is er een inventarisatie gemaakt van de situatie bij alle faculteiten en diensten. Dit leidde tot een Europese aanbesteding voor de aanschaf van een document management systeem. De keuze viel op het softwarepakket Decos Document . Web edition. Software van Decos wordt al op diverse plaatsen binnen de Universiteit gebruikt voor postregistratie, maar dit nieuwe pakket kan nog veel meer. Documenten worden web-based en hierdoor op elk moment en elke plaats toegankelijk. Versluis: “Het systeem ondersteunt onder meer beperkte workflow, archivering van e-mail en bulkscanning. Dat laatste is het snel kunnen scannen van grote stapels documenten.”
De komende maanden worden met het Decosprogramma twee business cases uitgevoerd. Sevink: “Wij gaan testen of het pakket inderdaad kan wat de leverancier beweert. Daarnaast zal het gebruik van digitale documenten leiden tot een andere manier te werken. Hiermee willen wij ook graag ervaring opdoen.”
Met het digitale examendossier is onlangs gestart. Deze case wordt begin januari geëvalueerd. Dat lijkt kort, beaamt Sevink, maar er zijn al de nodige voorbereidingen aan vooraf gegaan. “Samen met de directie onderwijs en studentenzaken is het bijbehorende werkproces gestandaardiseerd voor alle faculteiten. Alle gegevens en correspondentie rond het examen van een student, komen in dit dossier. Ook worden altijd de bewaartermijnen van de documenten vastgelegd, waardoor een automatische archivering plaatsheeft. De komende maanden kijken wij naar de technische prestaties van het pakket, maar het is tegelijkertijd een belangrijke vingeroefening voor de medewerkers.”
Afstemming
De tweede businesscase betreft een onderdeel van de totale bestuurlijke informatiestroom naar het college. Sevink: “Voor het ontwikkelen van beleid, het voorbereiden en nemen van besluiten is er een intensief documentenverkeer. Timing is binnen deze activiteit heel belangrijk. Wij verwachten met behulp van het document management systeem een kwaliteitsslag te kunnen maken.”
Begin 2008 worden de resultaten van de business cases geëvalueerd. Naast de technische prestaties wordt gewerkt aan de inrichting van een nieuwe organisatie, die zal worden ondergebracht bij de TU-bibliotheek. Versluis: “Wij letten er ook op dat andere ontwikkelingen binnen de TU op dit gebied (zoals bijvoorbeeld Basware waarmee het SSC-FC de facturenstroom digitaliseert) goed blijven aansluiten op het nieuwe document management systeem. Voortdurende afstemming met lopende en komende ontwikkelingen is uiterst belangrijk. Vanaf 2008 wordt het systeem gefaseerd voor de hele universiteit ingevoerd. Wij willen de TU-medewerkers ook over de voortgang van het project informeren. De komende maanden zal meer informatie over dit onderwerp beschikbaar komen via een website en wij starten ook met een op-maat informatievoorziening per doelgroep.”
Comments are closed.